Danh sách việc theo tháng mà làm mãi không xong: sửa cái danh sách, đừng tự trách
Đầu năm ai cũng từng lập một danh sách việc nhà theo tháng. Tháng Giêng làm đủ. Tháng Hai làm được hai phần ba. Tháng Ba mở ra nhìn, thấy nợ ba việc, thấy ngại, rồi gấp lại. Tháng Tư không mở nữa.
Chuyện này phổ biến tới mức người ta quen đổ cho bản thân: tại mình lười, tại mình không kỷ luật. Nhưng nếu cùng một cái danh sách làm hỏng kế hoạch của rất nhiều người khác nhau, thì lỗi nằm ở cái danh sách nhiều hơn là ở người cầm nó. Bài này nói về chỗ hỏng của danh sách, và cách sửa nó cho nó sống được qua tháng thứ ba.
Vì sao danh sách hay chết đúng ở tháng thứ ba
Hai tháng đầu chạy bằng hứng. Hứng thì có hạn. Tới tháng thứ ba, thứ giữ cho danh sách sống phải là một cái gì khác — thói quen, hoặc một cái mốc bên ngoài nhắc mình. Nếu không có cái đó, danh sách chỉ còn là tờ giấy ghi nợ.
Cộng thêm một chuyện nữa: nợ tích lại. Tháng Giêng bỏ một việc, tháng Hai bỏ hai việc, tới tháng Ba mở ra thì thấy bảy việc chưa làm chứ không phải ba. Nhìn con số đó xong, phản ứng tự nhiên của phần lớn người là gấp danh sách lại chứ không phải bắt tay làm. Danh sách không chết vì khó, nó chết vì nhìn vào thấy nản.
Cách chữa gọn nhất cho riêng chuyện này: chấp nhận xoá nợ. Đầu mỗi tháng, việc tháng trước chưa làm thì hoặc kéo sang có chủ ý, hoặc gạch bỏ hẳn. Không để nó nằm lại làm nền cho cảm giác mắc nợ.
Việc không hợp nhịp tháng thì đừng ép vào tháng
Phần lớn danh sách kiểu này hỏng ngay từ khâu đóng khuôn: mọi việc đều bị nhét vào ô "mỗi tháng một lần" chỉ vì cái danh sách được đặt tên như vậy. Thực tế việc trong nhà chạy theo mấy nhịp khác hẳn nhau.
Có việc nhịp tuần — lau chỗ hay ẩm, đổ nước đọng ở khay máy, nhìn qua thùng rác ngoài trời. Việc nhịp tuần mà ghi vào ô tháng thì tới lúc làm đã muộn.
Có việc nhịp quý hoặc nhịp nửa năm — vệ sinh lưới lọc, kiểm mấy mối nối, xem lại hạn của thứ có hạn. Việc nhịp quý mà ghi vào ô tháng thì mỗi tháng đọc tới nó một lần rồi bỏ qua, và cái động tác bỏ qua ấy lặp lại đủ nhiều sẽ dạy mình bỏ qua cả danh sách.
Có việc không theo nhịp nào cả, nó theo sự kiện — sau một trận mưa lớn, sau khi thợ rời đi, sau khi nhà có thêm người, sau một đợt nắng dài. Loại này ghi vào lịch tháng là vô nghĩa. Nó phải nằm ở chỗ khác: một trang riêng, mở ra khi sự kiện xảy ra.
Vậy việc đầu tiên khi sửa danh sách là phân loại lại theo nhịp thật, chứ không theo cái tên của tờ giấy.
Một việc viết mơ hồ là một việc không bao giờ làm
"Kiểm tra điện" không phải một việc. Nó là một chủ đề. Đọc dòng đó lên, đầu không biết phải cầm cái gì, đứng ở đâu, làm trong bao lâu, và làm xong thì căn cứ vào đâu để gạch.
Dòng viết được là dòng nói rõ ba thứ: làm gì, ở đâu, xong thì thế nào. "Bật thử từng ổ cắm ở bếp bằng đèn ngủ, chỗ nào không sáng thì ghi lại" — dòng đó cầm lên là làm được ngay.
Có một phép thử nhanh: đưa dòng đó cho người khác trong nhà đọc. Nếu họ hỏi lại "là làm sao?", dòng đó chưa viết xong. Trong nhà có nhiều người thì đây còn là điều kiện để chia việc — việc mơ hồ thì không nhờ ai được, cuối cùng vẫn dồn về một người.
Gắn việc vào mốc có sẵn, đừng gắn vào ngày trong tháng
"Ngày mùng 5 hằng tháng" nghe rất gọn trên giấy, nhưng ngày mùng 5 không có gì đặc biệt trong đời sống thật. Nó trôi qua như mọi ngày khác.
Cái chạy được là gắn việc vào một mốc đã có sẵn và chắc chắn xảy ra: lúc trả tiền điện nước, lúc đi chợ tuần, lúc gom rác lớn, lúc cuối tuần giặt chăn màn, lúc ai đó trong nhà nghỉ phép. Mốc đó tự đến tìm mình, không cần mình nhớ.
Cách ghép thì đơn giản: việc nhỏ dán vào mốc gần nhất. "Trả tiền điện xong thì nhìn qua công tơ và ghi số." "Đi chợ tuần về thì lau lại kệ chỗ hay đọng nước." Một việc cụ thể dán vào một mốc có thật, tỉ lệ làm được cao hơn hẳn một dòng ghi ngày.
Danh sách quá dài là danh sách bị bỏ nguyên tờ
Người lập danh sách thường lập lúc đang hứng khởi, nên viết ra hai mươi dòng. Người thực hiện lại là chính mình nhưng ở một buổi tối mệt, và người đó nhìn hai mươi dòng thì không biết bắt đầu từ đâu.
Mỗi tháng ba tới năm việc là đủ, với điều kiện chúng là việc thật. Ba việc làm xong cho cảm giác hoàn thành, và cảm giác đó mới là thứ kéo danh sách qua tháng sau. Hai mươi việc làm được mười hai vẫn cho cảm giác thất bại, dù rõ ràng là làm được nhiều hơn.
Nếu thấy danh sách phình lên, nhìn lại xem có phải mình đang ghi cả những việc vốn dĩ đã làm đều mà không cần nhắc hay không. Việc đã thành nếp thì không cần nằm trong danh sách. Danh sách chỉ để giữ những việc mà nếu không viết ra thì sẽ quên.
Cái gì nên bỏ hẳn khỏi danh sách
Có mấy loại dòng chỉ làm nặng tờ giấy chứ không tạo ra việc nào:
- Việc thuộc về người khác. Ở nhà thuê thì phần kết cấu, phần chung, phần hệ thống là của chủ nhà hoặc ban quản lý. Việc của mình ở đó chỉ là phát hiện và báo — nên dòng đúng phải là "báo", không phải "sửa".
- Việc cần thợ. Nó vẫn nên nằm trong đầu, nhưng ở dạng "gọi thợ hẹn lịch", không phải ở dạng tự làm. Ghi sai dạng thì tháng nào cũng nhìn thấy nó rồi tháng nào cũng hoãn.
- Việc vốn không có hạn. "Sắp xếp lại tủ" có thể làm bất cứ lúc nào và hoãn bất cứ lúc nào mà không hỏng gì. Loại này để ở danh sách rảnh thì làm, đừng trộn với việc có hậu quả nếu bỏ.
- Việc ghi vì thấy người ta ghi. Chép nguyên một danh sách trên mạng về thì có nửa số dòng không dính gì tới căn nhà của mình. Nhà không có sân thì không có việc sân. Nhà không dùng thiết bị đó thì không có việc bảo dưỡng nó.
Những việc đừng bao giờ gạch cho có
Ngược với phần trên, có một nhóm nhỏ mà nếu ghi thì phải làm thật, không được gạch cho đủ: những thứ dính tới an toàn. Thiết bị báo cháy, bình chữa cháy, van khoá bếp, ổ điện có dấu hiệu nóng hoặc ngả màu, chỗ rò rỉ nước ngấm vào tường gần ổ điện.
Việc nhóm này không nhiều, làm rất nhanh, nhưng khác biệt ở chỗ hậu quả của việc bỏ qua không tỉ lệ thuận với công sức bỏ ra. Cho nên nếu phải cắt danh sách xuống còn ba dòng, thì ba dòng ấy nên lấy từ nhóm này trước.
Và cái gì thấy bất thường ở phần điện, phần gas, phần kết cấu thì gọi người có chuyên môn, đừng tự xử để gạch cho nhanh một dòng trên giấy.
Sửa danh sách mỗi quý, đừng sửa mỗi tháng
Danh sách nào cũng sai lúc đầu, vì lúc lập mình đoán, chưa sống thật với nó. Sau một quý thì đã đủ dữ liệu: dòng nào tháng nào cũng làm, dòng nào tháng nào cũng bỏ, dòng nào hoá ra thừa, dòng nào thiếu mà lần nào cũng phải nhớ ngoài giấy.
Ngồi lại mười lăm phút mỗi quý, giữ dòng chạy được, xoá dòng ba tháng liền không đụng tới, viết lại dòng nào mơ hồ. Sau hai ba lần sửa như vậy, cái còn lại mới là danh sách của căn nhà mình chứ không phải danh sách chung chung.
Đừng sửa mỗi tháng. Sửa quá dày thì thành ra ngồi sửa giấy nhiều hơn làm việc, và cũng chưa đủ thời gian để biết dòng nào thật sự hỏng.
Ba điều gọn lại
Một. Danh sách chết ở tháng thứ ba thường vì nợ tích lại chứ không vì việc khó. Đầu tháng thì xoá nợ, kéo sang có chủ ý hoặc bỏ hẳn.
Hai. Phân loại việc theo nhịp thật — tuần, quý, hoặc theo sự kiện — thay vì ép hết vào ô tháng. Và gắn việc vào mốc có sẵn trong đời sống, đừng gắn vào một con số ngày.
Ba. Ba tới năm dòng viết rõ ràng chạy tốt hơn hai mươi dòng mơ hồ. Riêng nhóm an toàn thì ít dòng nhưng phải làm thật, không gạch cho có.